In diesem Post werde ich eine sehr einfache Möglichkeit für jedermann aufzeigen, mit Hilfe von microsoft Excel seine gesamte Zeit über mehrere Monate hinweg zu planen. Für einige mag der hier zu betreibende Aufwand übertrieben wirken. Wer diese Maßnahme jedoch durchzieht, wird auf lange Sicht viel besser mit seiner Zeit zurecht kommen. Ich empfehle also, das ganze auszuprobieren und dran zu bleiben.

Bevor ihr die Maßnahmen aus diesem Post umsetzt, solltet ihr euch unbedingt meine anderen Tipps zum Thema Ordnung und Zeitmanagement ansehen. Diese sind wichtiger und gleichzeitig aber auch einfacher umzusetzen. Diese Maßnahmen hier sind eher für Fortgeschrittener Zeitmanager, die noch mehr aus ihrem Tag herausholen wollen.

Ich werde euch in diesem Beispiel zeigen, wie ich eine Monatsplanung für jemanden aufstelle, der arbeitet, regelmäßig sport treibt, einen Haushalt zu betreiben hat, ein Fernstudium betreibt und nenbenbei kleine Projekte wie Websiten, Blogeinträge usw. bewältigen will. Desweiteren sol am Wochenende Freiraum für Freizeit sein.

Als erstes brauchen wir iene Vorlage für einen ganzen Monat, den wir planen wollen. Das sieht dann so aus

 

Die Arbeitspakete

Jetzt m,üssen wir erste Arbeitspakete erstellen. Fangen wir mit unseren „Daily Works“ an, also unserem Haushalt und vllt beispielsweise Sport usw.

Wir eröffnen in unserem Excel-Dokument eine neue Arbeitsmappe, in welche wir Arbeitspakete erstellen werden.

die Daily Work

Beispiel: Schlaf

Hier solltet ihr ehrlich zu euch sein. An einem normalen Tag: Wie viel Schlaf braucht ihr da? Ich bin hier einfach mal großzügig und gönne mir täglich von 23:00-06:00 sieben Stunden Schlaf an Werktagen. An freien Tagen gönne ich mir neun.

Was wir jetzt brauchen, ist ein Arbeitspaket für den Schlaf an einem normalen Tag, das sieht so aus

Warum dieses Design? Nun ganz einfach, wenn wir das ganze kopieren und in einen unserer Monatstage einfügen, erhalten wir folgendes Ergebnis:

Das Arbeitspaket wird also somit bereits richtig in meinen Tagesplan integriert. Dieses Arbeitspaket füge ich nun in alle Tage einmal ein, da ich zunächst davon ausgehe, dass erstmal jeder Tag im Monat ein normaler Werktag ist.

Nach dem Aufstehen: Morgenhygiene, Morgensport, Frühstück, Weg zur Arbeit

Nach dem Aufstehen um 06:00 Uhr früh habe ich bestimmte Tasks zu bewältigen. Ich dehne mich jeden Morgen für 20 Minuten, mache für etwa 15 Minuten meine Mrogentoilette, mache mir ein kurzes Frühstück und verbringe die restliche Zeit mit dem Weg zur Arbeit. Der einfachheit halber gehen wir jetzt davon aus, dass ich um 07:00 Uhr mit dem gesamten Arbeitspaket Aufstehen fertig bin und um 07:00 an der Arbeit ankomme.

Ich habe jetzt aml beispielsweise diese Tätigkeiten fein aufgegliedert. Daher sieht mein Arbeitspaket im Kalender dann so aus:

Arbeit

Als nächstes wollen wir die Arbeit einfügen. Das arbeitspaket sieht so aus:

und wird dann auch entsprechend eingefügt

Im Anschluss füge ich noch meinen Rückweg zurück von der Arbeit ein. Das sieht dann so aus

Kochen und Essen

Als nächstes füge ich die Zeit ein, die ich zum Kochen brauche. MIt Auswahl eines Gerichtes, zusammenstellen der Zutaten und Kochen selbst rechne ich insgesamt eine halbe Stunde ein, da ich mal Gerichte habe die eine viertel bis halbe stunde dauern (ich koche auch für die Arbeit, damit ich mir was mitnehmen kann, was ich dann zum Mittag verzehre), aber auch manchmal was in den ofen schiebe, was dann ne stunde dauern kann – das gleicht sich aber auf dauer aus, weil ich oft dann vom vortrag was für den nächsten tag vorbereiten kann usw. Für das Essen nehme ich mir dann auch nochmal 15 Minuten und für den Abwasch ebenfalls. Das mit der Stunde Kochenlasse ich jetzt erstmal so geplant, wir werden das später nochmal verfeinern.

Sport

Jetzt kommt nach dem Essen noch der Sport. Ich trainiere immer eine Stunde und dehne mich danach nochmal eine viertel Stunde. Danach plane ich noch eine Viertel Stunde für’s Duschen und umziehen ein

Restzeit

Der Rest steht entweder zur Freizeit oder für Projekte zur Verfügung. Es lässt sich natürlich nicht immer wirklich planen, ob man jetzt gerade lust hat, an etwas privatem zu arbeiten, oder ob man lieber einen film liest, ein Buch durchstöbert oder nicht. Ich gehe im Zweifel immer vom Einfachsten aus und schreibe deswegen Freizeit rein.

Was ich nicht geplant habe

Kleine Tätigkeiten, die „so nebenbei“ ablaufen, wie beispielswiese das Checken und Beantworten von E-Mails, habe ich in meine Zeitrehcnung mit mit eingerechnet.

Ein ganz normaler Tag

Ein ganz normaler Arbeitstag wurde sobene durchgeplant. So sieht er aus:

 

Die Weekly Work

Jetzt wo wir unsere Daily Work durchgeplant haben, plane ich noch meine weekly work mit rein. Dazu gehören Tätigkeiten wie Einkaufen oder Wäsche machen. Ich wähle mir einen Tag in der Woche aus, an dem bestimmte Sachen gemacht werden.

Wäsche waschen

Waschtag ist bei mir immer sonntags. Denn ich bin mir immer relativ sicher, dass ich sonntags meist nichts wirklich dringendes mehr für die Arbeit zu erledigen habe und mich deshalb sonnntags immer am wahrscheinlichsten auf meine Wäsche konzentrieren kann.

Wie jeder normale Mensch habe ich mehrere Wäschegänge.

Ich nehme erst einen normalen Werktag und editiere diesen so, dass ich drei Waschgänge und ein abschließendes Einordnen und bügeln einplane.

 

Dieser Zeitplan gilt nur für Sonntage, an denen ich den ganzen TAg nicht irgendwie mit einem Ausflug verplant habe. bei sonntagen, an denen ich abends erst heim komme, mache ich die ganze Wäsche auf einmal abends und verbringe dafür dementsprechend den ganzen Tag davor mit Freizeit.

Der Bürotag

Als nächstes plane ich mir meinen Bürotag ein. Diesen mache ich am freitag, gleich nach dem heim kommen. Dazu muss ich erstmal meinen Freitags-arbeitstag einplanen. Am Freitag muss ich länger für die Fahrt einplanen, da ich da in der Regel zu meiner Freundin fahre. 3 Stunden Fahrzeit sind eingeplant plus nochmal 30 Minuten ankommen, auspacken usw. Nach dem Ankommen koche ich wieder – danach kommt das Arbeitspaket Büro. Hier führe ich folgende Tätigkeiten durch

• checken der Finanzen – wie siehts auf den Konten aus, schulde ich wem noch Geld, wie sind meine monatlichen Ausgaben, Muss ich noch etwas überweisen?
• Ausfüllen von Formularen, Schreiben und Versenden von Briefen und Paketen, Verkaufen von Artikeln auf Online-Shops, Prüfen von Warenrücksendungen, Garantienanträgen, Rückerstattungen usw.
• Einordnen von losen Blättern, Abholen von Kontoauszügen bei der Bank, ARchivieren von digitalen PDFs.
• Schreiben von Bewerbungsunterlagen, Buchführung o. Ä.
• Planen – Ausfüllen meiner digitalen notizmappe, Anmeldungen zu und Stöbern nach neuen Events, mein Excel-Projektmanagement ausfüllen, meinen Google-Kalender checken, planen meiner einkäufe für die nächste Woche, Checken meines Inventars und prüfen ob ich was nachkaufen muss, Checken der Leerungen für Mülltonnen, Planen des Lernstoffs und der einsendeaufgaben für das Fernstudium und von anderen Kursen.
• IT-Tätigkeiten. Backupen von Daten, Aktualisieren von Software, Überprüfen von Systemen auf Viren, Malware usw.

Ich modelliere einen Freitag und plane für meinen Bürotag eine Stunde ein.

Einkaufen

Der beste Tag zum Einkaufen ist nachweislich der dienstag. Deswegen ist da auch mein Shopping-Day. Ich schiebe das Kochen um eine Stunde nach hinten, verliere eine Stunde Freizeit, kann aber dann mit frishcen Zutaten gleich zu Hause kochen.

Wartungen

Haushaltsgeräte, der PKW und Ähnliches müssen gewartet werden. Das auto will Reifenluft und motoröl, im Winter will die Schneefräse vorbereitet werden.

Das mache ich am Samstag. Der Samstag, den ich hier modelliere, ist gleichzeitig schon mal eine super Vorlage für einen komplett freien Tag ohne Stress.

Vorlage für einen komplett freien Tag

bei einem komplett freien Tag können wir einfach den SAmstag nehmen und dort das arbeitspaket für die Wartungen an Geräten wegnehmen.

Komplette Wochen zusammenbasteln

jetzt, da wir die Daily und die Weekly Work in unseren Planer integriert haben, können wir schonmal komplette Wochen durchplanen.

Wie bereits ersichtlich, verbinde ich mein persönliches Projektmanagement mit anderen Zeitplanungstools wie beispielsweise dem Google Kalender sowie meiner digitalen Notizmappe, in welcher ich wiederum beispielsweise eine ABC-Analyse oder eine Eisenhower-Analyse durchführe.

Wir machen jetzt folgendeS: wir erstellen als erstes mal für jede Kalenderwoche eine extra Arbeitsmappe in unserem Excel-Sheet, also 52 Stück. Dort fügen wir dann unsere einzelnen Tage so zusammen, dass wir eine ganze Woche voll haben, die kopiern wir dann 51 mal. Sieht dann so aus:

dann kopieren wir diese Woche noch einmal und benennen die 53. Arbeitsmappe um in Wochenvorlage. Jedes mal, wenn wir jetzt eine neue Woche anlegen wollen, können wir aus dieser Vorlage einfach kopieren.

Monatsplanung

Jetzt können wir erste Planungen anstellen, indem wir versuchen, weitere Tätigkeiten in unsere Planung zu integrieren.

Bildung planen

als nächstes möchte ich gerne meine Bildung planen. Es gibt verschiedene Anhaltspuntke, wie man sich die Zeiteinteilung in seiner Bildung einteilen kann

1. es gibt vom Bildungsträger einen Richtwert, wie viel zeit man pro Woche ins Lernen investieren sollte

Einige Bildungsträger liefern euch bereits die Information, wie viel Zeit ihr pro Woche in das Lernen investieren sollt. Übliche Abendschulöen beispielsweise verlangen von Ihren Abendschülern einen wöchentlichen Zeitaufwand von 10 Stunden.

Ich versuche jetzt, diese 10 Stunden irgendwie in meinen Wochenkalender zu integrieren. Ich persönlich bin auf folgende Lösung gekommen:

 

Dabei ist jetzt natürlich noch nicht berücksichtigt, dass ich mir Samstag und Sonntag mehr Schlaf gönnen wollte. Aber ihr bekommt schon mal eine gute Idee davon, wohin die Reise geht.

2. es gibt eine Angabe von Semesterwochenstunden

Bei einem Fernstudium werden desöfteren sogenannte Semesterwochenstunden angegeben. Diese berechnen sich wie folgt: Ihr habt ein Modul, bei welchem ihr zum Zeitpunkt x eine Prüfung schreibt. Die Anzahl an SWS, die ihr bis zur Prüfung leisten müsst, berechnet isch aus

<Anzahl Semester bis zur Prüfung> * <Anzahl Wochen pro Semester> * <Anzahl Stunden pro Woche>

Angenommen ihr seid Vollzeitstudent. Dann schreibt ihr zu einem Modul in der Regel innerhalb von einem Semester eine Prüfung, dann kommt in das Feld Anzahl Semester bis zur Prüfung einfach nur eine 1 rein.

Seid ihr hingegen Teilzeitstudent, habt ihr doppelt so viele Semester und habt ein Modul beispielsweise zwei Semester lang, dann kommt bei Anzahl semester bis zur Prüfung eine 2 rein. Die Anzahl der SWs bleibt gleich, weil sich dafür die Anzahl der Stunden pro Woche im Vergleich zum Vollzeitstudium verringert.

Wenn ihr jetzt von eurem Bildungsträger nur die Anzahl der SWS bekommen habt und errechnen wollt, wie viele Stunden Lernen ihr pro Woche einplanen müsst, müsst ihr nur rückwärts rechnen:

<Semesterwochenstunden> / <Anzahl Semester bis zur Prüfung> * <Anzahl Wochen pro Semester> = <Lernstunden pro Woche, die ihr einplanen müsst>

3. ihr ermittelt euren Zeitbedarf selbst

Ich bin mittlerweile so weit, dass ich mir den Zeitbedarf zum Lernen selber ermittle. Ich schau mir vorher immer an, wie viele Seiten die bücher haben, die ich lernen und zusammenfassen muss, und plane für mathematische Bücher eine halbe stunde und für textreiche bücher 10 minuten pro Seite ein. Das sind gute Erfahrungswerte für mich gewesen.

Für eine Einsendeaufgabe plane ich dann beispielsweise 2 Stunden arbeit ein, aber dazu kommen wir später.

Projekte und Hobbies

Nun könntet ihr noch her gehen, und euch feste Zeiten für eure Projekte und Hobbies einplanen. Wenn ihr in einem Verein seid und feste Zeiten habt, wann ihr dort zugegen sein müsst, könntet ihr diese in euren Plan eintragen und eure Zeiten entsprechend eintragen. Die Felder, die dann noch grün sidn und mit Freizeit beschrieben sind, könntet ihr beispielsweise für Projekte befüllen. In diesen Projekte-Feldern nehme ich mir beispielsweise Zeit für Blog-Posts oder für die Gestlatung einer Website, in Hobby-Feldern habe ich Zeit dafür, diesen nachzugehen. Ihr könnt diese Felder aber natürlich auch mit Freizeit beschriftet lassen. Diese Felder sind dann fest als Freizeit eingeplant. Ihr könnt sie beispielsweise mit eurer Freundin, mit zocken, DVD schauen, Lesen, Malen, Basteln, Reisen, Musik hören, was auch immer verbringen.

Die konkrete Planung

Jetzt wirds konkret – erst jetzt kommt der eigentliche Benefit dieses persönlichen Projektmanagements raus: Nun werden wir unseren Standardplan zum ersten mal mit unseren Plänen in der Zukunft konfrontieren.

Beispiel: Spanischkurs

Ich habe in einer Woche frei, weil ich mir dort an der VHS einen Spanisch-Intensivkurs gebucht habe. Zusätzlich habe ich am Montag ein Telefoninterview mit einem potentiellen neuen Arbeitgeber. Da ich in dieser Zeit Hotel Mama genieße, muss ich sonntags nicht selber waschen. Das ganze berücksichtige ich folgendermaßen:

 

Das gute an dem Plan ist: ich sehe sofort auf einen Blick, wie viele Stunden freie Zeit mir in dieser Woche über bleiben, mir fällt sofort auf, wenn sich zwei Termine überschneiden, und ich vergesse bei meinen Terminbelegungen beispielsweise nicht so einfach, die Fahrzeit mit einzurechnen. Desweiteren fällt es mir leicht, Zeiten wie Einkaufen, Kochen und Sport um die anderen Termine herum zu legen, damit ich auf sie nicht verzichten muss. Und: Wenn ich mal feststelle, dass mir erschreckend wenig freie Zeit bleiben würde, würde ich das erkennen und dann darauf verzichten, mir beispielsweise irgendwelche Module in einem Fernstudium zusätzlich aufzuhalsen oder Ähnliches. Und ich weiß sofort, ob ich mir am Samstag eine Kneipentour mit meinem Kumpels leisten kann, oder ob ich die Zeit eigentlich zum Lernen brauche.

Beispiel: Lernen für Sportbootführerschein See

Wir bleiben in der Woche mit dem Spanischkurs. Nebenbei muss ich noch für den Sportbootführerschein See lernen, da ich diesen auch gerade mache. die Prüfung zum Sportbootführerschein ist am 17.04, bis dahin sind es noch genau 11 Wochen. Bis dahin muss ich theoriestoff im folgenden Umfang bewältigen:

• ein Buch mit 200 Seiten
• 15 Übungsfragebögen

Für das Lesen und schriftliche Zusammenfassen des Buches kalkuliere ich pro Seite 20 Minuten, dann nochmal insagesamt 10 Stunden zum Auswendig lernen meiner schriftlichen Zusammenfassung. Dann nochmal 12 stunden für das Üben der Fragebögen.

Ich berechne nun die Lernstunden, die ich abzuleisten habe:

200*20 Minuten / 60 Minuten pro Stunde + 10 Stunden + 12 stunden = 88 Stunden.

Diese 88 stunden muss ich jetzt auf 11 Wochen aufteilen. Wie aus meinem Kalender ersichtlich, habe ich in einer normalen Arbeitswoche maximal 26 Stunden Freizeit. Mal werden es weniger sein, und mal werden es dank Urlaub mehr sein. Wenn man die 88 Stunden durch die 11 Wochen teilt, müsste ich wöchentlich rund 8 stunden zum Lernen auf den Sportbootführerschein aufwenden, um die Last gleichmäßig zu verteilen. Wenn ich umgekehrt wissen würde, wie viele Wochen vor der Prüfung ich spätestens anfangen müsste, wenn ich maxiamal sagen wir mal 18 Stunden aufwenden möchte, kann man so rechnen: ich teile die 88 Stunden einfach mal pi mal daumen durch 18 Stunden Freizeit, die ich in der Woche zum Lernen aufwenden möchte und komme auf das Ergebnis, dass es theoretisch reichen würde, 5 Wochen vor der Prüfung mit dem Lernen anzufangen. Je nachdem wie ich mich entscheide, kann ich jetzt die Lernstunden in meinem Kalender aufteilen.

Genau so mache ich es auch mit meinem Fernstudium.

Fazit

Bei diesem persönlichen Zeitmanagement handelt es sich um einen Wochen- und Tagesplan. Zusätzlich solltet ihr einen Monatsplan führen, beispielsweise über Google Kalender. Wenn Euch jemand fragt: „was machst du am so und so vielten im Monat“, dann checkt ihr euren Google Kalender, beispielsweise per Smartphone, und tragt dort neue Termine ein. Beispielsweise an eurem Bürotag dann übertragt ihr eure Monatstermine in den Wochenplan, den ihr soeben mit Microsoft Excel realisiert habt, um eine detailliertere Zeitplanung zu bekommen.

Und dann braucht ihr eben noch kurzfristiges und für planerisches Zeitmanagement, welches ich in anderen Posts dieser Kategorie aufgezeigt habt. Beispielsweise die Eisenhower-Methode oder die ABC-Analyse.

Mit diesen Tools kombiniert seid ihr dann der absolute Gott über eure Zeit.

ich hoffe, ich konnte euch einen guten Einblick in das persönlich Zeitmanagement mittels Microsoft Excel geben und konnte euch dazu motivieren, es selber einmal auszuprobieren.

 

 

Wenn dir dieser Post gefallen hat, teile ihn doch auf Social Media, abonniere und verfolge mich per E-Mail, RSS-Feed, Social Media oder registriere dich auf meiner Seite. Wenn du registriert bist, like den Post bitte, wenn er dir gefallen hat!